청주시가 기록 관리 시스템 내 서고 관리 시스템을 갖추고 본격 개통해 기록물 관리의 효율성을 한층 높이게 됐다.

시는 여러 가지 사정으로 기록물의 이력 관리가 제대로 이뤄지지 않아 각종 자료정리에 불편함이 따랐으며 기록물 이관 작업 시 분류 작업에 오래 시간이 소요됐다.

또 기록물의 반출·입 관리가 수작업으로 이루어져 분실우려와 열람상황 확인이 어려워지는 등 기록물 관리에 있어 정확성과 신속성이 저하되는 문제를 안고 있었다.

이에 청주시기록관이 2년여에 걸쳐 32여만 권의 방대한 기록 자료에 대한 업무 프로세스를 개선하는 작업을 벌여 11일 본격 개통했다.

시스템 개통으로 기록의 보존부터 폐기까지 전체 업무의 프로세스가 혁신됐고, 수기형태 열람 절차와 기록물 점검의 개선으로 기록물의 접근 상황 확인이 용이해져 기록자료 이용현황을 쉽게 모니터링 할 수 있다.  

직원들은 기록관리시스템을 이용해 청주시기록관이 소장하고 있는 기록물을 보다 쉽고 빠르게 찾을 수 있어 효율적인 업무수행과 신속한 행정서비스를 펼칠 수 있게 됐다. 

시 관계자는 "서고 관리 프로그램 개통으로 소장 기록물과 전산화 작업 기록물을 한 곳에서 검색할 수 있게 됐다"며 "앞으로 청주시의 우수한 기록을 모두가 함께 활용 할 수 있도록 체계적으로 관리하고 보존하는데 심혈을 기울일 것"이라고 말했다.